Как создать выпадающий список в Microsoft Excel
Содержание
Создание раскрывающегося списка в электронной таблице Excel может помочь повысить эффективность вашей работы. Это может пригодиться, особенно если вы хотите, чтобы ваши коллеги предоставили определенную информацию, которая может иметь отношение к компании. Используя раскрывающийся список Excel, вы можете точно контролировать, что можно вводить в ячейку, предоставляя пользователям возможность выбирать из предварительно определенного списка.
Когда вы добавляете раскрывающийся список в ячейку, стрелка будет отображаться рядом с ним. Нажатие на эту стрелку откроет список и даст пользователю возможность выбрать один из элементов в списке. Это не только сэкономит вам место на вашей электронной таблице, но также сделает вас похожим на суперпользователя и произведет впечатление на ваших коллег и начальника. Вот пошаговое руководство по созданию раскрывающегося списка в Excel.
Шаг 1. Определите содержимое вашего списка
1. Откройте новый лист Excel и запишите содержимое, которое вы хотите отобразить в своем списке. Убедитесь, что каждая запись занимает одну ячейку, и все записи выровнены по вертикали в одном и том же столбце. Также убедитесь, что между записями нет пустых ячеек. В нашем случае наше выпадающее меню откроет список городов на выбор.
2. Закончив сборку списка, выделите все записи, щелкните их правой кнопкой мыши и выберите «Определить имя» в появившемся меню.
3. Откроется новое окно с названием «Новое имя». Выберите имя для своего списка и введите его в текстовом поле «Имя».
4. Нажмите кнопку ОК.
Шаг 2. Добавление раскрывающегося списка в электронную таблицу
Следующий шаг — добавление раскрывающегося списка в электронную таблицу. Вот как это сделать.
1. Откройте новый или существующий лист, где вы хотите разместить раскрывающийся список.
2. Выделите ячейку, в которой вы хотите разместить выпадающий список. Перейдите на вкладку «Данные», затем найдите значок «Проверка данных» в разделе «Инструменты данных» и щелкните по нему.
3. Появится окно проверки данных с тремя вкладками: «Настройки», «Входное сообщение» и «Предупреждение об ошибке». На вкладке «Настройки» выберите «Список» в раскрывающемся списке «Стрелка». Новая опция под названием Источник теперь появится в нижней части окна. Щелкните по текстовому полю и затем введите знак «=», а затем имя вашего выпадающего списка. В нашем случае он должен иметь вид = города.
Пустые поля «Пропустить» и «Внутри ячейки» отмечены по умолчанию. Если флажок Игнорировать пустую ячейку означает, что люди могут оставлять ячейку пустой. Но если вы хотите, чтобы каждый пользователь выбирал параметр из ячейки, снимите флажок.
4. Нажмите ОК. Это оно. Вы добавили раскрывающийся список в свою электронную таблицу.
После этого вы можете перейти на вкладку Входное сообщение.
Шаг 3: Установить входное сообщение для данных Проверка (необязательно)
Иногда может потребоваться всплывающее сообщение (с описанием) при щелчке по ячейке, содержащей раскрывающийся список. В этом случае вам нужно щелкнуть окно показа входного сообщения на вкладке Входное сообщение. Вам также необходимо заполнить заголовок и входное сообщение в соответствующих полях. Теперь ваш выпадающий список должен выглядеть примерно так:
Последняя вкладка предназначена для предупреждения об ошибке. После определения этот файл отправляет сообщение об ошибке, если кто-то вводит неверные данные — данные, которых нет в списке.
Заключение
Раскрывающиеся списки очень распространены на веб-сайтах и очень интуитивно понятны для Пользователь. Их универсальный характер делает их полезными практически во всех отраслях. Будь то опросы, бизнес или даже в школах, вы всегда будете нуждаться в использовании раскрывающихся списков Excel.